Lösen von Problemen

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Lösen von Problemen

> Letzte Änderungen am 14.09.2017 <

Technisches Hintergrundwissen

Die folgenden Abschnitte geben einen Einblick in die internen Programmabläufe und die Datenbankstruktur. Im Laufe des Abschlussprüfungsprozesses Probleme auftauchen können diese Informationen Ihnen helfen, die Ursache zu lokalisieren.

Die Notenmanager-Datenbank

Für jeden Schüler und jedes seiner Fäche speichert der Notenmanager einen Notendatensatz, in dem alle Noten aus Schulaufgaben, Kurzarbeiten, Stegreifaufgaben und mündlichen Leistungsbeiträgen gespeichert werden - zusammen mit den notwendigen Metadaten. Im Laufe eines Schuljahres greift der Notenmanager immer auf diese Datensätze zu und berechnet jeweils ad hoc aus diesen Daten die aktuellen Notenschnitte und Jahresfortgangsnoten (JFN). Die Änderung einer Note schlägt sich also sofort nieder, wenn ein Zeugnis neu gedruckt oder ein Notenbericht geöffnet wird. Auch der Konferenzdialog für Zwischen- und Jahreszeugnisse greift stets auf die aktuellen Daten zu.

Das Handling der Abschlussprüfung weicht gravierend davon ab. Hier spielt der Notenmanager nur die Rolle eines "Datenaufbereiters" oder eines "Datenvisualisierers". Dazu wird ein in der Notenmanager-Datenbank ein Bereich eingerichtet, in dem die aus der ASV importierten Noten und Metadaten gespeichert werden, um sie von dort aus für die diversen Dialoge und Berichte aufzubereiten und auszuwerten.

Die Daten, die in den AP-Dialogen, in den Berichten zur AP und im Abschlusszeugnis gedruckt werden stammen so alle aus der ASV und sind vom restlichen Teil der Notenmanager-Datenbank komplett getrennt. Das bedeutet also, das Noteneingaben durch Kollegen oder Administrator im Notenmanager keinerlei Einfluss auf die Daten in den AP-Funktionen haben.

Notenübertragung in die ASV

Die gesamte Notenverwaltung rund um die AP wird in der ASV durchgeführt. Alle Informationen zu Prüfungen, Prüfungsverzicht, Überwiegen der JFN, Ausgleich zwischen Prüfungsfächern etc. werden direkt in der ASV erfasst.

Einzig die JFN werden nach Notenschluss der 10. Klassen vom Notenmanager in die ASV übertragen. Beim Aufruf des entsprechenden Menüpunktes geschieht folgendes:

NMAdmin lädt für jeden Schüler jeweils alle Notendatensätze und berechnet aus dem aktuellen Notenbild die JFN. Falls eine pädagogische Note eingetragen wurde wird diese Note als JFN herangezogen.

Anschließend schreibt das Programm diese Noten in die Exportdatei. Jeder Eintrag in der Exportdatei enthält dabei folgende Daten:

Fachkürzel

zugehöriger ASV-Schlüssel (Erklärungen hierzu weiter unten)

Notenwert

Datum

Gleichzeitig werden genau dieselben Noten in den Bereich der Notenmanager-Datenbank geschrieben, in dem die AP-Daten hinterlegt werden.

Sofern dann im Anschluss diese Notendatei auch gleich in die ASV importiert wird haben ASV und Notenmanager im Bereich der AP-Funktionen exakt die gleichen Noten.

AP-Daten von ASV in den Notenmanager übertragen

Nachdem die JFN in die ASV übertragen wurde können Eintragungen nur noch in der ASV vorgenommen werden. Es sei an der Stelle noch einmal wiederholt: eine Noteneintragung im Notendialog des Notenmanagers hat keinen Einfluss mehr auf die im AP-Dialog angezeigten Noten. Sollte es noch zu Änderungen in den JFN kommen, dann müssen die JFN entweder noch einmal in die ASV übertragen werden oder die Änderungen parallel in der ASV geändert werden (manuell).

Wurden Änderungen in der AP-Daten der ASV vorgenommen müssen diese über die entsprechende Schnittstelle in den NM übertragen werden. Dabei werden immer alle Daten komplett übertragen (nicht nur Änderungen) und vom NM komplett eingelesen. Alle im NM bereits vorhandenen AP-Daten werden dabei überschrieben.

Achtung: zum aktuellen Zeitpunkt (Schuljahr 2014/15) exportiert die ASV-Schnittstelle nur dann die Daten eines Schülers, wenn für ihn eine Änderung in den AP-Daten vorgenommen wurde. Dazu gehört z. B. die Eintragung einer mdl. Prüfung in Nichtprüfungsfächern (auch das "V" für Verzicht) und natürlich die Eintragung aller anderen Prüfungsergebnisse.

Für Schüler, bei denen nur die importierten JFN aus dem NM eingetragen sind, exportiert die ASV-Schnittstelle nur leere Datensätze. Dies führt beim Import auf Seiten von NMAdmin dann zu den Meldungen der Form "Keine AP-Daten in ASV gefunden".

Bedeutung der "ASV-Schlüssel"

Beim Datenaustausch mit der WinSV wurden Fächer und die zugeordneten Unterrichte immer anhand ihrer Fächerkürzel identifiziert. Das machte die Daten zwar für Menschen gut lesbar, den Datenaustauch aber auch fehleranfällig da unterschiedliche Schulen (und Schularten) auch unterschiedliche Fächerkürzel benutzen konnten (noch nicht einmal die Kürzel in WinSD und WinLD mussten gleich sein).

Mit Einführung der ASV gab es nun eine grundlegende Änderung. Jedes Fach hat nur eine bayernweit einheitliche Schlüsselnummer, in der ASV in den Fächerdaten als "Amtl. Fachschlüssel" bezeichnet. Das Fach Deutsch z. B. die Schlüsselnummer "0100500100". Darüberhinaus gibt es in der ASV nun noch ein "Amtl. Fachkürzel" und ein "Schuleig. Fachkürzel".

Um beim Datenaustausch ASV - NM die Noten den richtigen Fächern zuweisen zu können werden nur die Schlüsselnummern verwendet. Eine Note, die vom Notenmanager in die ASV übertragen wird und den ASV-Schlüssel "0100500100" trägt (siehe oben) wird in der ASV dann in das Datenfeld für die Deutschnote geschrieben. Ebenso geschieht es auf dem umgekehrten Weg von ASV in den Notenmanager.

Da in den verschiedenen Schulen und Schularten durchaus unterschiedliche Fachkürzel verwendet werden können (z. B. bei EvR/Ev, KR/RK, Ch/C) muss daher in der Notenmanager-Datenbank hinterlegt werden, welches Fachkürzel für welches Fach steht. Dies geschieht über NMAdmin > Daten > Fächer, indem dort der Amtl. Schlüssel (im NM immer ASV-Schlüssel genannt) in die entsprechende Spalte geschrieben wird.

Beispiel: der ASV-Schlüssel für evangelische Religion lautet "0200200100". Wenn Sie an Ihrer Schule für dieses Fach das Kürzel "Ev" verwenden wollen, dann tragen Sie dort diesen Schlüssel ein. Wollen Sie das Fach lieber mit "EvR" abkürzen, dann tragen Sie den Schlüssel nur dort ein.

Wichtig ist, dass

1.Jeder Schlüssel immer nur einem Fach zugordnet sein darf. Wenn Sie z. B. den Schlüssel "0200200100" sowohl bei Ev als auch bei EvR eintragen gibt es Fehler in der Übertragung.

2.Alle Unterrichte im Notenmanager müssen dann natürlich auch mit diesem Fächerkürzel bezeichnet werden, sonst klappt der Notenaustausch nicht.

So läuft der Import der AP-Daten ab

Um den Prozess zu verstehen hilft es, mit NMAdmin unter "Datenimport > aus ASV > ASV AP-Notendatei analysieren" direkt in die Exportdatei zu schauen.

Folgende Schritte laufen beim Einlesen der AP-Datenab:

Der Notenmanager durchläuft alle Klassen, Klassengruppen und Schüler.

Für jeden Schüler durchläuft er die Abschlussprüfungsfächer.

Er liest von jedem Fach den ASV-Schlüssel aus (z. B. "0100500100").

Jetzt wird in der Notenmanager-Datenbank in der Fächertabelle nach diesem ASV-Schlüssel gesucht.

Sofern NMAdmin fündig wird liest er jetzt das zu diesem ASV-Schlüssel gehörige Fächerkürzel aus (im obigen Beispiel "D").

Jetzt schaut er nach, ob der Schüler einen Unterricht mit diesem Fach belegt hat.

Falls er fündig wurde trägt er die Prüfungsleistung ein, falls nicht gibt es die Fehlermeldung "In der NM-Datenbank wurde kein Notendatensatz für dieses Fach gefunden".