Schritte zum Umstieg auf ASV

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Schritte zum Umstieg auf ASV

> Letzte Änderungen am 14.09.2017 <

Wenn die Schulverwaltung im laufenden Schuljahr von WinSV auf ASV umgestellt wird müssen eine Reihe von Vorarbeiten durchgeführt werden, damit sich der Notenmanager auch mit der ASV versteht.

Für die Schularten Realschule und Gymnasium sind diese Schritte im Schuljahr 2013/14 vollzogen worden. In das neue Schuljahr starten diese Schularten direkt mit einem Datenimport aus ASV, um das neue Schuljahr im Notenmanager anzulegen.

Der wichtigste Punkt ist hierbei die eindeutige Zuordnung der Schülerdatensätze aus dem Notenmanager zu den Schülerdatensätzen in der ASV. Dies geschieht normalerweise beim Datenimport am Anfang des Schuljahres. Bei einem Umstieg im laufenden Schuljahr muss diese Zuordnung über den Punkt "Wartung > ASV-DatensatzIDs aktualisieren" nachgeholt werden.

Anschließend werden die Schülerdaten nur noch in der ASV gepflegt. Die Notenmanagerfunktionen "Neue Schüler importieren" und "Schülerdaten aktualisieren" wurden dafür entsprechend angepasst.

Hinweis: Die in der Schulversion aufgeführten Menüpunkte "Neue Schüler importieren" und "Schülerdaten aktualisieren" bleiben erhalten und können auch weiterhin für den Datenaustausch mit der WinSV genutzt werden (z. B. für den Fall, dass es Probleme mit der ASV gibt).

Der Datenaustausch mit der ASV läuft ausschließlich über das Notenmanager Admin-Tool (NMAdmin.exe), das Sie sich über die Notenmanager-Homepage herunterladen können.

Wichtig: halten Sie unbedingt die Reihenfolge der folgeden Schritte ein um einen Datenverlust zu vermeiden.

Gehen Sie wie folgt vor (Link zum Video):

1.Erstellen Sie die Exportdatei der ASV.

2.Führen Sie ein Update auf die aktuellste Schulversion durch, mindestens Version 4.1.25

3.Machen Sie eine Datensicherung der Notenmanager Datenbank.

4.Sorgen Sie dafür, dass der Notenmanager von keinem Kollegen genutzt wird.

5.Starten Sie NMAdmin und melden Sie sich an.

6.Wählen Sie im Menü "Wartung" den Punkt "Datenbankstruktur prüfen".

 

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NMAdmin nimmt jetzt alle erforderlichen Änderungen an der Datenbankstruktur der Notenmanager-Datenbank vor um sicherzustellen, dass die Daten aus der ASV auch importiert werden können. Sollte Sie anschließend keine Erfolgsmeldung erhalten brechen Sie den Vorgang hier ab und wenden Sie sich an den Support.

7.Um einen Datenaustausch mit der ASV in beiden Richtungen zu ermöglichen muss eine eindeutige Zuordnung der Notenmanager-Datensätze zu den ASV-Datensätzen existieren. Normalerweise geschieht diese Zuordnung beim ersten Datenimport am Anfang des Schuljahres.

 Da der Umstieg jetzt mitten im Schuljahr geschieht muss diese Zuordnung nun nachgeholt werden. Wählen Sie jetzt im Menü "Wartung" den Punkt "ASV-DatensatzIDs aktualisieren".

 

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8.Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie die Exportdatei aus der ASV auswählen können. Weiterhin müssen Sie hier das Passwort angeben, mit dem die ASV diese Exportdatei verschlüsselt hat.

 

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Beachten Sie die Hinweise im Fenster: Falls Sie den Export aus der ASV am gleichen Rechner und unmittelbar vorher vorgenommen haben, befindet sich das Passwort der Exportdatei in der Windows Zwischenablage. Sie müssen dann nur in das Passwortfeld klicken und die Tastenkombination Strg + V zu drücken, um das Passwort einzufügen.

 Klicken Sie anschließend auf [Start].

9.NMAdmin versucht nun anhand von Name, Vornamen, Klasse und Geburtsdatum zu jedem Schüler in der ASV-Exportdatei den passenden Schüler in der Notenmanager-Datenbank zu finden. Gelingt diese Zuordnung eindeutig, so wird für den Schüler in der Notenmanager-Datenbank das entsprechende "lokale Differenzierungsmerkmal" der ASV gespeichert.

 Alle Datensätze, die NMAdmin nicht oder nicht eindeutig zuordnen konnte werden dann im folgenden Dialog angzeigt.

 

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10.Für die manuelle Nacharbeit wählen Sie einen Datensatz in der linken Liste (NM-Datenbank) aus so dass er blau hinterlegt ist. Anschließen wählen Sie aus der rechten Liste den passenden ASV-Datensatz aus und klicken dann auf [Zuordnen]. Wenn Sie die Listen abgearbeitet haben klicken Sie auf [Schließen].

 Hinweis: In bestimmten Situationen können Schüler in der linken oder rechten Liste übrig bleiben, z. B. wenn in der ASV neue Schüler aufgenommen wurden die noch nicht in den Notenmanager überspielt wurden.

 

Mit diesen Schritten ist die Zuordnung der Datensätze abgeschlossen. im Nächsten Schritt sollten Sie gleich ein "Schülerdaten aktualisieren" durchführen um die zusätzlichen Daten aus der ASV in den Notenmanager zu übertragen.