Wie bindet man einen eigenen Briefkopf ein?

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Wie bindet man einen eigenen Briefkopf ein?

 

In viele Berichte lässt sich eine Graphikdatei als Briefkopf einbinden. Der Notenmanager kann grundsätzlich die Graphikformate Bitmap (.BMP), Metafile (.WMF), erweitertes Metafile (.EMF) sowie GIF (.GIF) und JPEG (.JPG) lesen. Brauchbare Ergebnisse erreicht man allerdings nur mit WMF- und EMF-Dateien, da nur diese vektororientiert arbeiten. Die Bitmapformate (und natürlich auch das komprimierte JPEG) sehen sofort unscharf aus, wenn Sie nicht in der exakten Auflösung wieder gedruckt werden.

Hier liegt auch das Problem beim Einscannen von vorhandenen Briefköpfen. Die Scanner erzeugen im Normalfall Bitmapformate (meist TIFF) oder/und komprimieren die Dateien (JPEG). Scannt man die Vorlagen mit einer höheren Auflösung, als man Sie später über den Drucker ausgibt, ist entweder die Größe nicht korrekt oder der Druck wird unscharf.

Hat man also den Briefkopf nicht in einem Vektorformat vorliegen (andere, nicht unterstützte Vektorformate können meist in WMF oder EMF umgewandelt werden), so ist es am günstigsten, den Briefkopf neu zu entwerfen. Das geht natürlich mit Graphikprogrammen wie zum Beispiel Photoshop, Corel Draw oder Gimp. Aber auch das Zeichenprogramm OpenOffice Draw des kostenlosen OpenOffice kann erstellte Zeichnungen als WMF/EMF exportieren (so habe ich den Briefkopf der Realschule Herrieden erstellt).

 

Mitteilungen, Ordnungsmaßnahmen, Elternbriefe

Speichern Sie die gewünschte Bilddatei unter dem Namen "Ordkopf.xxx" in das Datenbankverzeichnis des Notenmanagers. "xxx" steht hier stellvertretend für die Endung des entsprechenden Bildformats, also "bmp", "gif", "jpg", "wmf" oder "emf". Öffnen Sie dann die Programmeinstellungen und wechseln Sie auf die Seite Ordnungsmaßnahmen.

Briefkopf drucken: Aktivieren Sie diese Option, wenn der Notenmanager seinen normalen Briefkopf (Schulname links, Adresse und Kontaktdaten rechts) drucken soll.

Bilddatei einbinden: Diese Option muss natürlich aktiviert werden, wenn die Bilddatei mit gedruckt werden soll. Bzgl. der Position der Bilddatei ist folgendes zu beachten: Liegen die eingestellten Werte im "nicht bedruckbaren Bereich" des Druckers (je nach Modell bis zu 1,7 cm!), so wird die Bilddatei überhaupt nicht geruckt!

Absenderzeile drucken: Über diese Option können Sie die Absenderzeile für Kuverts mit Sichtfenster drucken lassen. Deaktivieren Sie diese Option, wenn der eingebundene Briefkopf selber eine Adresszeile enthält.

 

Zwischenbericht

Für den Briefkopf des Zwischenberichts (Notenbildberichts) gilt vergleichbares. Die Einstellungen nehmen Sie über die Seite Zwischenbericht vor. Anders als bei den Ordnungsmaßnahmen können Sie der Bilddatei aber einen beliebigen Namen wählen und dann über den Dateidialog auswählen.

Wichtig: Auch hier sollten Sie zum Speichern das Datenbankverzeichnis wählen, da Sie hier sicher sein können, dass jeder Benutzer darauf zugreifen kann. Außerdem sollten Sie den Pfad als UNC-Pfad eingeben, um Fehler durch unterschiedliche Laufwerksbuchstaben (Mappings) zu vermeiden. Beispiel: \\server\notenmanager\zwbericht.emf.