Berichtsvorlagen bearbeiten

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Berichtsvorlagen bearbeiten

Klicken Sie im Hauptdialog des Berichtedesigners auf [Vorlage bearbeiten] um die integrierte Textverarbeitung zu öffnen. Hier können Sie den Bericht erstellen und mit Serienbrieffeldern ergänzen.

 

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Die Textverarbeitung bietet ihnen die üblichen Funktionen: Formatieren von Zeichen und Absätzen, Einfügen von Bildern, Tabellen, Textfeldern und Aufzählungen, Definieren von Kopf- und Fußzeilen, Spaltensatz und verschiedenes anderes mehr. Für das Erstellen von Berichtvorlagen sind natürlich in erster Linie die Serienbrief- und Bedingungsfelder interessant.

Auf der rechten Seite finden Sie alle momentan verfügbaren Serienbrieffelder (Rubriken: Allgemeine Daten, pers. Daten). Per Doppelklick können Sie die gewünschten Felder an der aktuellen Cursor-Position einfügen. Um Ihnen die Arbeit beim Erstellen der Vorlagen weiter zu vereinfachen gibt es auch für einige geschlechtsspezifische Formulierungen, für die Sie normalerweise Bedingungsfelder erstellen müssten (s. unten), vordefinierte Serienbrieffelder (Rubrik: Pronomen). Auch diese können Sie einfach per Doppelklick einfügen.

Um die Serienbrieffelder und Bedingungsfelder mit Musterdaten zu füllen können Sie über die Symbole dbcheckout und script zwischen Daten- und Felddarstellung hin und her schalten.

 

Sofern Sie sich mit Textverarbeitungsprogrammen auskennen sollten Sie sich recht schnell zurecht finden. Im Folgenden werden nur einige Funktionen und Besonderheiten erläutert.

Datei-Menü

Öffnen

Der Öffnen-Dialog funktioniert ein bisschen anders als bei anderen Programmen. Über diesen Dialog können Sie zwar wie gewohnt eine beliebige andere Textdatei öffnen (unterstützt werden neben den Notenmanager Berichtformaten außerdem noch Word-Dateien (.doc, .docx) und das rtf-Format), nach dem Öffnen der Datei bleibt aber der ursprüngliche Dateiname (eben der für die aktuell bearbeitete Vorlage) erhalten. Es ist somit nicht nötig, nach dem Öffnen noch ein "Speichern unter" auszuführen und die Gefahr, unbeabsichtigt die geladene Originaldatei zu überschreiben ist gebannt.

Speichern

Der Speicherndialog verhält sich wie bei anderen Textverarbeitungen auch.

Speichern unter

Der Speichern unter-Dialog arbeitet wiederum abweichend: Sie können hiermit die aktuelle Datei unter einem beliebigen anderen Namen und Dateiformat speichern (z. B. um eine Vorlage für einen anderen Bericht vorzubereiten), es bleibt aber der bisherige Dateiname und das bisherige Dateiformat der aktuell bearbeiteten Vorlage eingestellt.

Vorschau

Keine Beschreibung notwendig.

Drucken

Keine Beschreibung notwendig.

Beenden

Keine Beschreibung notwendig.

 

Einfügen-Menü

Datei

Sie können den Inhalt einer anderen Datei an der aktuellen Cursor-Position einfügen lassen. Nutzen Sie diese Funktion, wenn Sie eine neue Vorlage auf Basis einer bereits vorhandenen Vorlage erstellen wollen.

Bild

Sie können Bilder und Graphiken in folgenden Dateiformaten an der Cursor-Position einfügen: Bitmap (.bmp), Tagged Image Format (.tif), Windows Metafile (.wmf), Portable Network Graphics (.png), JPEG (.jpg, .jpeg) und Graphics Interchange Format (.gif).

Klicken Sie nach dem Einfügen eines Bildes mit der rechten Maustaste auf das Bild und wählen Sie "Bild formatieren", um das Layout und den Textfluss zu bearbeiten. Beachten Sie dabei bitte auch die Seite "Speicheroptionen". Hier können Sie festlegen, ob Sie in der Vorlage nur den Dateinamen oder das gesamte Bild einbetten wollen.

Textfeld

Über Textfelder können Sie Textelemente frei im Dokument positionieren. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Rahmen eines Textfeldes um Layout, Position und Größe zu bearbeiten.

Bedingungsfeld

Nutzen Sie diese Funktion, um Textformulierungen von bestimmten Datenbankinhalten abhängig zu machen.

Bedingungsfeld

Öffnen Sie zuerst die Klappbox hinter "Wenn" und wählen Sie das gewünschte Datenfeld aus. Momentan stehen hier nur wenige Datenbankfelder zur Verfügung. In der finalen Version werden hier auch berechnete Felder (Artikel, Klassenziel/Gefährdung, Anzahl 5er/6er, ...) zur Auswahl stehen.

Im nächsten Schritt wählen Sie aus der zweiten Klappbox den Vergleichsoperator (gleich, größer, kleiner, ...) aus und tragen in das dritte Feld den Vergleichswert ein. Achtung: Groß-/Kleinschreibung wird hier unterschieden, d. h. wenn Sie auf das Datenbankfeld Geschlecht prüfen wollen, müssen Sie hier ein großes M oder W eintragen! Achten Sie auch darauf, dass keine zusätzlichen Leerzeichen in das Vergleichsfeld geraten, da diese mit ausgewertet werden.

In das Feld "Dann schreibe" tragen Sie den Text ein, der gedruckt werden soll, wenn die Aussage zutrifft, im Feld "sonst schreibe" den Text für alle anderen Fälle.

Klicken Sie abschließend auf [Einfügen] um das Bedingungsfeld im Dokument zu erstellen. Im Dokument selber erscheint dann ein nicht editierbares Feld wie z. B. {Geschlecht=M|Klassensprecher|Klassensprecherin}. Um das Bedingungsfeld zu bearbeiten führen Sie einfach einen Doppelklick darauf aus.

Weitere Informationen über Bedingungsfelder, insbesondere wie man komplexere, verschachtelte Bedingungen umsetzt, finden Sie in den Tutorials.