Schritt für Schritt

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Schritt für Schritt

Szenario

Für drei Schüler aus drei unterschiedlichen Klassen soll eine Nacharbeit in der kommenden Woche anberaumt werden.

Vorgehensweise

Starten Sie NMBerichte per Doppelklick auf das Programmsymbol.

Tragen Sie zuerst Ihr Lehrerkürzel ein. Um in das Feld für das Passwort zu gelangen drücken Sie die Tabulatortaste oder klicken Sie mit der Maus in das Textfeld. Geben Sie dann das Notenmanagerpasswort ein und drücken Sie die Eingabetaste oder klicken Sie auf [OK].

 

nmb_login

Es öffnet sich das Hauptfenster, das die wichtigsten Funktionen einer Textverarbeitung bereitstellt. Sie können jetzt das Schreiben von Grund auf neu erstellen oder auf eine Vorlage zurückgreifen. Da für eine Nacharbeit sicher eine Vorlage bereit steht klicken Sie jetzt rechts auf [Berichtvorlage wählen].

 

nmb_buttons

Wählen Sie in der linken Liste (Kategorie) den Eintrag "Ordnungsmaßnahmen" aus.

 

nmb_berichtauswahl

In der rechten Liste erscheinen dann alle Vorlagen, die der Administrator im System bereitgestellt hat. Sollte keine Vorlage für eine Nacharbeit vorhanden sein können Sie die nächstbeste Variante (Hinweis, Verweis) wählen.

Wenn Sie eine Vorlage anklicken wird sie im Vorschaufenster angezeigt und darüber eine Beschreibung angezeigt (sofern vorhanden). Klicken Sie auf [Übernehmen].

Zurück im Hauptfenster klicken Sie nun auf [Empfänger auswählen].

Um die drei Schüler auszuwählen lassen Sie im linken Menü die Kategorie "Klassen" ausgewählt. Klicken Sie dann der Reihe nach die Klassen an und wählen Sie dann den Schüler per Doppelklick aus.

Wichtig: setzen Sie auf keinen Fall den Haken vor einer Klasse. Dadurch wird die gesamte Klasse ausgewählt, d. h. alle Schüler der Klasse würden das Schreiben erhalten.

 

ScreenCap

Kontrollieren Sie noch einmal in der Liste der ausgewählten Schüler ob dort alle Namen korrekt auftauchen. Steht ein falscher Schüler in der Liste wählen Sie diesen mit der Maus aus und klicken Sie dann auf den roten Linkspfeil. Klicken Sie jetzt auf [Übernehmen].

Zurück in der Textverarbeitung können Sie jetzt das Schreiben anpassen. Dabei sollten Sie stets die in der rechten Liste dargestellten Serienbrieffelder nutzen und nicht die konkreten persönlichen Daten verwenden. Nur so stellen Sie sicher, dass bei mehreren Empfängern sämtliche Daten und Pronomen korrekt ausgegeben werden.

 

ScreenCap1

 

Ein Beispiel: Um den Satz "Für Ihren Sohn habe ich daher einen Nacharbeitstermin am 12.07.2011 angesetzt." zu schreiben gehen Sie wie folgt vor.

Schreiben Sie "Für " mit Leerzeichen am Ende.

Klicken Sie in der Liste der Serienbrieffelder zuerst auf die Rubrik "Geschlechtsspezifisch" und machen Sie dann einen Doppelklick auf "Ihren/Ihre".

Setzen Sie hinter das Serienbrieffeld ein Leerzeichen.

Doppelklicken Sie auf das Serienbrieffeld "Sohn/Tochter".

Ergänzen Sie den restlichen Text " habe ich daher ...".

Um ein Serienbrieffeld wieder zu löschen klicken Sie es einfach mit der Maus einmal an und drücken Sie die Entfernen-Taste.

Zur Kontrolle der Eingaben klicken Sie auf das Symbol dbcheckout. Die Serienbrieffelder werden dann mit den Daten des ersten Empfängers gefüllt. Über die Navigationssymbole können Sie sich dann durch alle Empfänger durchklicken. Über das Symbol script gelangen Sie wieder zurück in die Serienbriefansicht.

Speichern Sie nun den neu erstellten Bericht durch Klick auf die entsprechende Schaltfläche. Sie können natürlich auch das Diskettensymbol in der Symbolleiste oder den Menüpunkt Datei - Speichern anklicken. Wenn Sie Tastenkombinationen bevorzugen drücken Sie Strg + S.

 

ScreenCap2

Folgende Daten müssen angegeben werden:

Berichtname: Geben Sie einen aussagekräftigen Namen für den Bericht an, z. B. "Nacharbeit am ...". Aus Datenschutzgründen dürfen im Berichtnamen keine Schülernamen verwendet werden!

Verzeichnis: In der aktuellen Version kann das Verzeichnis nicht vom Benutzer geändert werden. Im (vom Administrator festgelegten) Vorlagenverzeichnis wird für Sie ein Unterverzeichnis mit Ihrem Lehrerkürzel angelegt und für alle Berichte genutzt.

Kürzel im Notenbogen (nur für Ordnungsmaßnahmen): Die Art einer Ordnungsmaßnahme wird im Notenbogen über ein Kürzel deutlich gemacht (H für Hinweis, V für Verweis, NA für Nacharbeit, ...). Wenn Sie eine Vorlage für eine Ordnungsmaßnahme verwendet haben ist hier das richtige Kürzel bereits voreingestellt. Sie können es aber auch nachträglich abändern.

Kurzbeschreibung (nur für Ordnungsmaßnahmen): geben Sie hier einen kurzen Text fest, der im Notenbogen für diese Ordnungsmaßnahme gedruckt werden soll.

Beschreibung (optional): Falls Sie diesen Bericht später als Vorlage für weitere Schreiben verwenden wollen oder wenn Sie diesen Bericht als Vorlage auch anderen Kollegen verfügbar machen möchten können Sie hier einen kurzen Abriss des Inhalts hinterlegen.

Empfängerliste mit speichern: Wenn Sie diese Option anhaken werden zusammen mit dem Schreiben auch alle Empfänger gespeichert. Dies ist insbesondere hilfreich, wenn Sie die Arbeit an einem Schreiben unterbrechen müssen oder eine Vorlage häufig an die gleichen Empfänger verschickt werden muss.

Privater Bericht: Standardmäßig wird ein neu erstellter Bericht so abgespeichert, dass er in der Berichtauswahl unter "Meine Berichte" nur für Sie sichtbar ist. Wollen Sie Ihren Bericht auch anderen Kollegen zur Verfügung stellen, dann deaktivieren Sie diese Option. Der Bericht wird dann allen Kollegen unter "Öffentliche Berichte" angezeigt. In diesem Fall sollten Sie unbedingt eine Beschreibung zu dem Bericht abgeben (s. o.).

Klicken Sie nun auf [Speichern] um den Bericht abzuspeichern.

Zuletzt muss der Bericht noch gedruckt werden. Klicken Sie dazu auf [Drucken/Versenden].

Das Programm wechselt nun automatisch in die Datenansicht.

Falls Sie mehrere Empfänger festgelegt haben erscheint eine Abfrage, ob Sie nur den aktuell sichtbaren Datensatz oder für alle Empfänger drucken wollen.

 

ScreenCap3

Wenn Sie nur den aktuellen Datensatz drucken wollen erscheint sofort ein Dialog zur Druckerauswahl, über den Sie den Druck dann starten können.

Wollen Sie für alle Datensätze drucken wollen öffnet sich zuerst noch ein Vorschaufenster, in dem Sie sich durch alle Seiten durchscrollen können (Sicherheitsmaßnahme, um massenweise Fehldrucke zu vermeiden). Den eigentlichen Druckvorgang starten Sie dann über das kleine Druckersymbol in diesem Vorschaufenster.

 

nmb_druckvorschau